Organisationer övervakar och kontrollerar personalens prestanda med en mångfacetterad strategi som kombinerar olika metoder och verktyg. Effektiviteten av dessa metoder beror starkt på organisationens kultur, industri och de specifika roller som bedöms. Generellt innebär det dessa viktiga steg:
1. Ställa in tydliga förväntningar och mål:
* Jobbbeskrivningar: Tydligt definierade roller och ansvar, beskriver viktiga resultatindikatorer (KPI) och förväntade resultat.
* Prestationsavtal/mål och nyckelresultat (OKR): Formella avtal som beskriver specifika, mätbara, möjliga, relevanta och tidsbundna (smarta) mål för en viss period. OKR:er blir alltmer populära för sitt fokus på resultat.
* Regelbunden kommunikation: Öppen och frekvent kommunikation mellan chefer och anställda säkerställer att alla är på samma sida angående förväntningarna.
2. Pågående övervakning och feedback:
* Regelbundna incheckningar: Ofta möten (varje vecka, två veckor, varje månad) för att diskutera framsteg, hantera utmaningar och ge stöd.
* Performance Dashboards: Att använda teknik för att spåra nyckelmätningar och framsteg mot mål i realtid. Detta kan inkludera projektledningsprogramvara, försäljning av CRM-system eller specialbyggda instrumentpaneler.
* 360-graders feedback: Samla feedback från kamrater, underordnade och klienter för att ge en helhetssyn på en anställds prestanda.
* Observation och coaching: Chefer som direkt observerar anställda i handling och ger realtidsåterkoppling och vägledning.
3. Formella prestationsrecensioner:
* Regelbundna prestationsbedömningar: Schemalagda recensioner (vanligtvis årligen eller halvårsvis) där prestanda formellt utvärderas mot fördefinierade kriterier.
* Prestationsförbättringsplaner (PIPS): Formella planer som utvecklats när prestanda faller betydligt under förväntningarna och beskriver specifika åtgärder för att förbättra. Dessa åtföljs vanligtvis av stöd och utbildning.
* Självutvärderingar: Anställda utvärderar sin egen prestanda, vilket möjliggör självreflektion och identifiering av områden för förbättringar.
4. Använda data och analys:
* Nyckelprestandaindikatorer (KPI): Spåra kvantifierbara mätvärden som är relevanta för jobbrollen och organisatoriska mål. Exempel inkluderar försäljningssiffror, poäng för kundnöjdhet, projektets slutföringsgrader, felfrekvens.
* Dataanalys: Analysera prestandadata för att identifiera trender, områden för förbättringar och potentiella problem.
* Talenthanteringssystem: Programvarusystem utformade för att spåra anställdas prestanda, färdigheter och utvecklingsbehov.
5. Tillhandahåller utbildning och utveckling:
* Identifiera färdighetsgap: Använda prestandadata och feedback för att identifiera områden där anställda behöver ytterligare utbildning eller utveckling.
* Tillhandahålla resurser och möjligheter: Erbjuder utbildningsprogram, mentorskapsmöjligheter och andra resurser för att hjälpa anställda att förbättra sina färdigheter och prestanda.
6. Belöning och erkännande:
* Prestationsbaserade incitament: Belöning av högpresterande anställda genom bonusar, kampanjer eller andra incitament.
* Erkännandeprogram: Erkänna och uppskatta medarbetarnas bidrag och prestationer.
7. Att ta itu med prestationsproblem:
* Prestationsförbättringsplaner (PIPS): Som nämnts ovan är dessa avgörande för att hantera underprestanda.
* Progressiv disciplin: En process med eskalerande disciplinåtgärder om prestandaproblem kvarstår trots insatser. Detta kan inkludera muntliga varningar, skriftliga varningar, avstängning och slutligen uppsägning.
* Rådgivning och support: Erbjuder stöd till anställda som står inför personliga eller professionella utmaningar som kan påverka deras prestationer.
Det är viktigt att prestationshanteringssystem är rättvisa, transparenta och konsekventa. De bör utformas för att stödja anställdas tillväxt och utveckling, inte bara för att kontrollera och straffa. Regelbunden granskning och anpassning av systemet baserat på feedback och förändrade organisatoriska behov är också viktigt.
