Filretention hänvisar till de policyer och förfaranden som en organisation eller individuell använder för att hantera lagring och bortskaffande av digitala och fysiska filer. Den definierar hur länge olika typer av filer hålls innan de tas bort eller arkiveras. Detta är avgörande för:
* Efterlevnad: Många branscher (ekonomi, sjukvård, juridisk) har lagliga eller reglerande krav som dikterar hur länge specifika typer av data måste behållas. Underlåtenhet att följa kan leda till betydande böter och lagliga återverkningar.
* Legal Discovery: Vid rättstvister hjälper det att ha en tydlig filbehållningspolicy att snabbt lokalisera relevanta dokument och visa överensstämmelse med lagliga upptäcktsförfrågningar.
* Operativ effektivitet: En väldefinierad policy hjälper till att minska lagringskostnaderna och förenklar datahanteringen genom att ta bort onödiga data.
* Datasäkerhet: Genom att eliminera föråldrade eller irrelevanta uppgifter minskar organisationerna sin attackyta och risken för dataöverträdelser.
* Auditerbarhet: En dokumenterad lagringspolicy ger en tydlig revisionsspår som visar hur data har hanterats under hela sin livscykel.
I huvudsak handlar filretention om att slå en balans mellan att hålla nödvändiga data så länge som krävs och säkert bortskaffar data som inte längre behövs. Det är en kritisk komponent i ett bredare registerhanteringsprogram.
